Einrichtung und Betrieb einer internen Meldestelle

Die interne Meldestelle muss neutral sein und die personenbezogenen Daten und den Meldevorgang vertraulich behandeln, so dass die meldende Person, ohne ein großes Risiko einzugehen oder Repressalien fürchten zu müssen, die Möglichkeit hat das verantwortliche Unternehmen über Missstände oder Rechtsverstöße zu unterrichten.

Das verantwortliche Unternehmen ist dabei verpflichtet allen entsprechenden Hinweisen behutsam, gewissenhaft und verantwortungsvoll nachzugehen.

Mehrere verantwortliche Unternehmen mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten können eine gemeinsame interne Meldestelle einrichten und betreiben, was zumindest für z.B. innerhalb einer Firmengruppe verbundene Unternehmen organisationell und finanziell entlastet. Die Pflicht, Maßnahmen zu ergreifen, um den Verstoß abzustellen, und die Pflicht zur Rückmeldung an die hinweisgebende Person bleiben aber bei dem einzelnen verantwortlichen Unternehmen.

Im wesentlichen beinhaltet dies folgende Punkte. Die interne Meldestelle

• wird in der Verantwortung des Unternehmens eingerichtet und betrieben
• muss Neutral sein
• darf nicht von Interessenkonflikten bedroht sein
• darf nicht weisungsgebunden sein
• muss die Vertraulichkeit der Meldung gewährleisten können
• muss über die notwendige Fachkunde, persönliche Eignung und Unabhängikeit verfügen
• muss Zugriff auf alle relevanten Informationen haben oder bekommen im Zweifelsfall ohne nähere Erklärungen abgeben zu müssen

Hier sehen Sie schon, dass die Einrichtung einer internen Meldestelle als Teil des verantwortlichen Unternehmens durchaus eine hohe Herausforderung darstellt. Wie können Sie z.B. die Vertraulichkeit einer Meldung oder der personenbezogenen Daten einer entsprechenden Meldeperson sicherstellen, wenn dies über das betriebseigene EDV-System oder das Mailsystem erfolgt?

Die interne Meldestelle muss bei gerechtfertigter Meldung darüber hinaus Folgemaßnahmen einleiten und durchführen. Insbesondere gehören dazu

• die interne Untersuchungen bei dem Beschäftigungsgeber oder bei der jeweiligen Organisationseinheit durchführen und betroffene Personen und Arbeitseinheiten kontaktieren
• die hinweisgebende Person an andere zuständige Stellen verweisen
• das Verfahren aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen abschließen
• das Verfahren zwecks weiterer Untersuchungen abgeben an
  • eine bei dem Beschäftigungsgeber oder bei der jeweiligen Organisationseinheit zuständige Arbeitseinheit (Rechtsabteilung etc.) oder
  • eine zuständige Behörde.
• die Dokumentation aller relevanten Informationen und Beweise

Auch hier sind entsprechende Auflagen des Gesetzes und entsprechende Fristen zu beachten.